淺析基層派出所檔案管理工作

　　婺城區公安分局

　　檔案管理是派出所一項重要的基礎工作，是執法活動、警務運行的客觀再現，在打擊違法犯罪、維護社會穩定、構建和諧警民關系中發揮著非常重要的作用。推進檔案管理理念創新、方法創新，不斷提高檔案管理服務水平，讓檔案管理工作更好地服務社會、服務群眾，使之真正成為基層派出所聯系群眾的橋梁和紐帶，是新形勢下公安機關構建和諧警民關系、服務民生警務的現實要求。本人結合在基層派出所從事檔案管理工作的經歷，談一談對檔案管理工作的思考以及加強派出所檔案管理的工作措施。

　　(一)思想重視，組織到位。公安檔案是公安歷史的載體，是公安工作的忠實記錄者、參與者和見證者。一是作為基層派出所的領導，要充分認識到檔案工作的重要性，將其擺在重要位置，納入年度目標管理；明確分管領導，對主要工作親自部署、親自督促、親自檢查；上級檔案管理部門要加強對派出所檔案管理工作的指導、監督，不定期開展檢查，確保工作的規范性和連續性；二是要加強對全體民警的教育培訓，從思想上充分認識到檔案管理工作的重要意義，堅決糾正“重辦案，輕檔案”的思想；要把完善、規范檔案管理建設作為檔案管理創新的一項重點工作來抓，健全各項管理制度，統一標準、規范流程、抓好細節，嚴格執行相關規章制度，切實將檔案管理真正融入日常警務中。三是要尊重檔案管理人員工作。許多基層民警對檔案管理人員提出的意見、給予的提醒嗤之以鼻，辦事拖拉、整改不到位，即便是再三催促還是不當一回事，存在你愛收不收、不收拉倒的態度，既影響及時歸檔，損害了檔案管理人員的自尊心、積極性。每名工作人員是公安工作的參與者、公安歷史的創造者，更應成為歷史的維護者，應尊重、支持、協助檔案管理員做好工作。

　　(二)穩定隊伍，強化培訓。要實現派出所檔案管理工作的高效率、高質量和創新，必須要有一支穩定的專業隊伍，不斷積累經驗，逐步實現創新。一是要有一支敬業的隊伍。盡可能地選拔政治素質好、工作認真細心、熱愛檔案工作、愿意投入檔案管理的人員，確保能把檔案管理工作理清、理順、理明，成為領導服務的好幫手；二是要培養一批能干的人才。從零開始，加強對檔案管理隊伍的業務知識培訓和學習，上級部門要常態開展檔案基礎知識和業務技能培訓，提高檔案管理人員的業務能力和管理水平。派出所也可邀請上級工作人員實地指導，或者安排檔案管理員到分局跟班學習，盡快掌握業務知識，促進派出所檔案整體管理水平的保持和提升。

　　(三)加大投入，落實保障。公安檔案管理的最終目的就是服務現實斗爭、服務民生，基層派出所要增強“科技強檔、管以致用”的檔案管理意識。目前，許多派出所檔案室條件有限，必備用品缺乏，沒有做好除濕防蛀等工作，檔案資料容易受潮霉變；有的派出所只有檔案員辦公用房，沒有獨立的檔案存放庫房，或是辦公室、檔案庫房、裝備庫房合用，不利于規范化管理。要積極爭取上級部門的支持，加大基本建設投入，改善硬件設施、配齊必要設備，為檔案室建設提供保障，確保檔案資料存放得當，也為工作人員創造良好的辦公環境。

　　(四)創新理念，精細管理。基層派出所檔案數量多、種類繁雜，大到案件卷宗、臺賬資料，小至一張光盤、一張圖片，粗放式地進行管理，難免會出現資料缺失的情況。這就要求基層派出所檔案管理必須定崗、定位、定責，按照精細化管理要求，細化檔案資料收集、移交、著錄、歸檔等各個環節的管理標準和要求，確保檔案資料不丟失、不損壞，從源頭上消除基層檔案管理混亂現象。要依靠技術手段，提高檔案信息化管理水平，實現檔案工作從手工操作向計算機管理方式的轉變。如，以往的檔案資料都是以紙質的檔案、目錄、索引等形式歸檔，查找時需要翻閱紙質索引，費時費力，為方便工作，我所檔案管理人員將龐大的戶籍資料信息錄入電腦，搜索資料的速度和準確度大大提高，進一步提升了工作效能。

　　(五)更新觀念，強化服務。檔案管理人員要牢固樹立檔案的價值在于利用的指導思想，改變過去“重保管、輕利用”的傳統保守觀念，不斷拓寬檔案利用的渠道和領域，圍繞公安調研、政治審查、提供劣跡前科材料、戶籍身份認證信息等方面，大力挖掘檔案的憑證價值和參考價值，切實發揮公安檔案“信息庫”“聚寶盆”的作用。在認真編好大事記、組織機構沿革等常規性編研材料的同時，主動了解單位工作動態，調查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務，事后服務為超前服務。